Iedereen heeft ondertussen wel geleerd om online te werken, schermen te delen en zichzelf online te presenteren. De technologie lijkt goed te werken, maar om te voorkomen dat organisaties los zand worden moeten de werkprocessen en samenwerkingsvormen hier natuurlijk wel op worden afgestemd. Wat betekent dit?
Na drie maanden thuiswerken en zelfstandig door deze nieuwe online wereld te navigeren, ontstaat er behoefte aan solide concepten en richtlijnen over hoe nu verder op de middellange termijn. De eerste peilingen onder werknemers geven al aan dat elke dag in de file staan, 9 uur per dag in een kantoortuin doorbrengen en jezelf dagelijks in je beste pak hijsen waarschijnlijk voor velen tot de verleden tijd behoord.
Door het ongevraagde thuiswerk experiment is de gemiddelde werknemer voor het concept 100% presentie op kantoor waarschijnlijk voorgoed verpest. Evengoed lijken werkgevers veel voordelen te zien in de thuiswerk optie en voor veel organisaties lijkt het erop dat een hybride kantoor met een beperkte kantoorbezetting en gedeeltelijk thuiswerken ook voor de lange termijn toekomst heeft. Wat betekent dit voor de bedrijfsvoering, leidinggevenden en HR? Hieronder de 3 belangrijkste conclusies tot nu toe:
1) Micromanagement vanuit directe taakcontrole werkt niet op afstand en leidt tot veel emails, gefrustreerde werknemers en leidinggevenden die het gevoel hebben de controle te verliezen. Succesvol leidinggeven op afstand vraagt om vertrouwen geven en ondersteuning bieden aan werknemers en teams en het duidelijk definiëren en delegeren van taken. Dit betekent overgaan van het geven van instructies naar het maken van resultaatafspraken en overlaten van verantwoordelijkheden. Een deel van die verantwoordelijkheden zal lager in de organisatie moeten komen te liggen zodat de work-flow gezond en constant blijft. Het Semco model*.
2) Naarmate de technologie een prominentere plaats in interacties krijgt, moeten leiders en teams hun empathische vermogens meer inzetten om dezelfde mate van verbinding te behouden als voorheen in de fysieke werksetting.De noodzaak om tijd in te ruimen voor een menselijke omgang wordt vergroot bij het werken op afstand. Een groot deel van de non-verbale communicatie en “touch-and-feel” verdwijnt bij de online interacties. Om dezelfde kwaliteit van relatie en communicatie te behouden als in de fysieke omgeving, is het nodig om vaker en meer nadrukkelijk check-in’s te doen en expliciet uit te vragen of door te vragen op onderwerpen, om te verzekeren dat mensen niet losgekoppeld raken van het team of het algehele doel. Empathie is dus een zeer belangrijke vaardigheid voor de online-leiders.
3) Een toenemende zelfstandigheid van werknemers leidt uiteindelijk tot efficiëntie en productiviteit. Vaak zien we flexibiliteit en structuur als tegengestelde krachten (in het duale denken), maar in het werken op afstand kunnen ze gecombineerd worden en een omgeving creëren waar het team goed in gedijt. Structuur & planning zijn de basis om een team accountable te houden voor afspraken. Met het algehele doel en duidelijke resultaatafspraken kunnen teamleden zich verantwoordelijke voelen en tevens flexibiliteit krijgen op vele gebieden, zoals flexibele werktijden, autonomie in aanpak en indeling, en in werktempo. Vooral in de afgelopen periode, waarin veel mensen onverwachte verplichtingen of taken erbij hebben gekregen, zijn werknemers enorm verzelfstandigd.
*meer over Semco werkmodel van Ricardo Semler: www.semcostyle.com
Human Alliance doet peilingen in organisaties naar de voor- en nadelen van thuiswerken en inventariseert wat precies de veranderde wensen, behoeften en verwachtingen zijn. Tevens faciliteren we aan de hand van uitkomsten hoe daar concreet het beste invulling aan te geven in de vorm van richtlijnen en aanpassingen in beleid die nodig zijn voor een succesvol hydride kantoor van de toekomst.
Wij doen dit in samenwerking met het StakeholdersLab, met bedrijfspsychologen die ruim 25 jaar ervaring hebben in strategisch marktonderzoek. Onze interventies bieden inzicht in waar de stakeholders van je organisatie staan, welke behoeftes er leven en welke oplossingen er al in de organisatie voor handen zijn. We bieden advies op basis van geanalyseerde data en houden sparring-sessies met management team of bestuur. Je krijgt concrete handvatten & beleidsrichtlijnen en zo nodig training & coaching op maat voor managers en werknemers om binnen de nieuwe werkvormen tot duurzame resultaten en voldoening te komen.
Wil je meer weten of een vrijblijvend oriëntatie gesprek hebben? Aarzel niet om contact op te nemen. www.humanalliance.nl